Jiahonzheng's Blog

Word 实现文段的自动编号和目录的自动生成

字数统计: 615阅读时长: 2 min
2017/11/06 Share

这篇博客是为她而写的

前言

在博文正式开始之前,请记住下面这句话:

Word 的许多自动化操作是离不开文档样式的

Word 是根据文档的样式,来对文档进行结构分析,从而实现特定的自动化操作,如文段自动编号和目录的自动生成等。

博客示例下载: Word-AutoText.docx

效果预览

自动化操作前:

网络不给力

自动化操作后:

网络不给力

确定文档各部分样式

文档具有不同的分级,而不同的级别下应具有不同的标题和段落样式。我们得先选择已有样式或新建样式,并在应用这些样式。

本篇博客采用了新建样式的方法。

点击界面中的样式工具栏的扩展符号(右下角的箭头符号)-> 新建所需样式。

网络不给力哦

上图为“一级标题”的样式设置,请注意当中的“样式基准”的设置,该项设置务必正确(保证了对应等级的正确),如“一级标题”对应“标题1”,“二级标题”对应“标题二”等。

在段落的样式设置中,除了将“样式基准”设置为“正文”,我们还需要进一步配置缩进、首行缩进等选项。

网络不给力哦

应用各级部件样式,效果如下图所示。

网络不给力哦

生成多级列表

单击“开始”选项卡里的多级列表按钮,在下拉列表中选择“定义新的多级列表”。

按下“确定”,Word 即可按照我们的需求进行自动编码工作。

网络不给力哦

生成目录

单击“引用”选项卡里的目录按钮,在下拉列表中选择需要的目录,即可完成目录的自动生成。

网络不给力哦

欲想进一步修改目录样式,可以选择“自定义目录”选项。

如果在后面编写文档的过程中,修改了标题之类的,可以使用“更新目录”选项对目录进行更新。

大功告成

在为本篇博文准备时,浏览了相关文章与论坛,从中学习到一个宝贵的经验:在多人协作编写文档的情景中,应该提前制定并设置样式规范,根据文档部件的等级,设置相应的样式,然后成员严格按照样式编写文档。通过这种方式,Word 能显著提高整合阶段的工作效率。

CATALOG
  1. 1. 前言
  2. 2. 效果预览
  3. 3. 确定文档各部分样式
  4. 4. 生成多级列表
  5. 5. 生成目录
  6. 6. 大功告成